A Prefeitura de Belém, por meio da Procuradoria-Geral do Município (PGM), lançou, nesta sexta-feira (30) o Manual de Gestão Documental, instrumento que normatiza o ciclo de vida dos documentos no órgão — da produção ao arquivamento. Ele foi apresentado em um seminário realizado numa parceria da Belém Digital com a Companhia de Desenvolvimento e Administração da Área Metropolitana de Belém (Codem) no auditório do Tribunal de Contas do Município (TCM). O evento abordou o tema da transformação digital, transparência e segurança jurídica na administração pública.

O procurador-geral de Belém, André Bassalo, destacou que o manual moderniza a gestão a partir da estratégia nacional de governo digital.

O presidente da Belém Digital, Gustavo Costa, reforçou o foco na estratégia “zero papel”, citando a adesão de Belém ao Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN) e ao sistema SEI.

“Dentro do ProPen, o SEI (Sistema Eletrônico de Informações) é o sistema adotado nacionalmente para tramitação de processos administrativos digitais. À medida que a gestão do prefeito Igor Normando avança na digitalização dos serviços municipais, soluções de tramitação sem uso de papel vêm garantir mais agilidade e transparência na administração pública e nos serviços para cidadãos”, frisou o presidente Gustavo Costa, que também afirmou que a empresa opera hoje na estratégia de transformação digital “zero papel”, com 100% de documentos e processos em meio digital.

O papel estratégico da Belém Digital no processo de transformação digital foi destacado pela diretora de sistemas da informação da empresa, Adriana Xisto, que considera os sistemas de gestão documental muito mais do que ferramentas de digitalização.

“Estes sistemas são ferramentas de governança, a partir dos dados e informações, permitem a tomada de decisões da gestão, transparência e eficiência que transformam a experiência, tanto dos servidores quanto do cidadão”, enfatizou Adriana Xisto, que citou o GDOC, da Prefeitura de Belém; e o PAE, do Governo do Pará como referência.

A mesa de abertura do evento contou com a presença da presidente da Companhia de Desenvolvimento e Administração da Área Metropolitana de Belém (Codem), Mariel Darcier Lobato, que abordou a modernização dos processos da Companhia e agilização do atendimento à população, além do diretor do Arquivo Público do Estado, Leonardo Torii, que falou sobre a gestão documental como pilar da cidadania e eficiência histórica.

Sobre a segurança das informações, a procuradora municipal da Procuradoria Administrativa, Karla Tuma Lobato, explicou que a gestão harmoniza a Lei de Acesso à Informação (LAI) com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e protege dados sensíveis sem ferir a transparência.

“A gestão de documentos é o elo que harmoniza a transparência da LAI (Lei de Acesso à Informação – Lei nº 12.527/2011) com a proteção da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados – Lei nº 13.709/2018), garantindo que o município de Belém cumpra sua missão constitucional de informar com segurança. Segundo diretrizes da Controladoria Geral da União (CGU) e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), essas leis não são conflitantes, mas complementares no arcabouço do governo digital”, explica a procuradora.

Chefe do núcleo de planejamento da PGM e responsável técnica pelo manual, Rosiane Costa de Souza, definiu a iniciativa como uma mudança de cultura organizacional.

“Todo documento produzido, de memorandos a projetos, é fundamental para a resposta que damos ao cidadão e exige responsabilidade no seu tratamento. Na PGM, organizar essa massa documental tornou-se uma tarefa primordial e revolucionária, pois institui uma nova cultura organizacional. Esse processo garante que o município trate seu patrimônio informativo com zelo, gerando resultados práticos e inovadores”, conclui a responsável técnica Rosiane de Souza.